วิธีการใช้ Message Pane สำหรับการสร้างเทมเพลตอีเมลใน ไมโครซอฟต์ 365 Outlook Online: คู่มือฉบับสมบูรณ์
การสร้างเทมเพลตอีเมลใน Microsoft 365 Outlook Online ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับงานที่ทำซ้ำหรือส่งข้อมูลบ่อย ๆ หลายคนอาจไม่ทราบว่าการ use Message Pane in Microsoft 365 Outlook Online สามารถช่วยปรับปรุงการจัดการเทมเพลตอีเมลให้สะดวกและง่ายดายยิ่งขึ้น
ทำไมต้อง Use Message Pane in Microsoft 365 Outlook Online?
การใช้ Message Pane ในเวอร์ชันออนไลน์ของ ไมโครซอฟต์ 365 Outlook ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งจัดการเทมเพลตทั้งหมดได้ในที่เดียว ลดเวลาทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งาน
ข้อดีของการใช้ Message Pane in Microsoft 365 Outlook Online:
- การเข้าถึงที่ง่าย: ใช้ได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- ประหยัดเวลา: สร้าง บันทึก และใช้งานเทมเพลตในไม่กี่คลิก
- เหมาะสำหรับทีม: ทำงานร่วมกับทีมได้ง่ายโดยแชร์เทมเพลตผ่านระบบคลาวด์
คู่มือขั้นตอน: วิธีการ Use Message Pane สำหรับการสร้างเทมเพลตใน ไมโครซอฟต์ 365 Outlook Online
ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ ไมโครซอฟต์ 365 Outlook Online
- เปิดเว็บเบราว์เซอร์และไปที่ Outlook Online.
- ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft 365 ของคุณ.
ขั้นตอนที่ 2: สร้างอีเมลใหม่ใน Message Pane
- คลิกปุ่ม “New Message” ที่มุมซ้ายบนของหน้า.
- Message Pane จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอ พร้อมให้คุณเริ่มต้นเขียนอีเมล.
ขั้นตอนที่ 3: ร่างและบันทึกเทมเพลตอีเมลของคุณ
โอนไปยัง My Templates:
- เมื่อคุณพอใจกับการจัดรูปแบบและเนื้อหาแล้ว ให้ เลือกทั้งหมด (Ctrl+A) และ คัดลอก (Ctrl+C) เนื้อหาในอีเมลของคุณ
- เปิด My Templates pane โดยคลิกที่ Apps icon ในแถบ Home และเลือก My Templates จากเมนู
- คลิก + Template ใน My Templates pane เพื่อสร้างเทมเพลตใหม่
- วาง (Ctrl+V) เนื้อหาอีเมลที่คัดลอกไว้ลงในช่องเนื้อหาเทมเพลตใน My Templates pane การจัดรูปแบบจะยังคงอยู่
ตั้งชื่อและบันทึกเทมเพลต:
- ใส่ชื่อสำหรับเทมเพลตของคุณ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง
- คลิก Save เพื่อบันทึกเทมเพลตของคุณไว้ใน My Templates library
ขั้นตอนที่ 4: ใช้เทมเพลตอีเมลของคุณ
- เปิดอีเมลใหม่โดยคลิกที่ New Message ใน Outlook
- ไปที่ My Templates pane โดยใช้ Apps icon ในแถบ Home
- เลื่อนดูเทมเพลตที่คุณบันทึกไว้ และคลิกที่เทมเพลตที่คุณต้องการใช้ เทมเพลตจะถูกใส่ลงใน Message Pane โดยอัตโนมัติ
- ปรับเปลี่ยนเนื้อหาตามต้องการ เช่น เพิ่มผู้รับหรือหัวเรื่อง และคลิก Send เพื่อส่งอีเมล
ขั้นตอนที่ 5: จัดการเทมเพลตของคุณ
แก้ไขเทมเพลต:
- ใน My Templates pane ค้นหาเทมเพลตที่คุณต้องการแก้ไข
- เลื่อนเมาส์ไปที่เทมเพลตและคลิกที่ไอคอน Edit (ดินสอ)
- ทำการแก้ไขและคลิก Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ลบเทมเพลต:
- เลื่อนเมาส์ไปที่เทมเพลตที่คุณต้องการลบ
- คลิกที่ไอคอน Trash (ถังขยะ) เพื่อลบเทมเพลตนั้นออกถาวร
เคล็ดลับในการใช้งาน Message Pane ใน ไมโครซอฟต์ 365 Outlook Online
- สร้างเทมเพลตหลายประเภท: เช่น เทมเพลตสำหรับตอบกลับลูกค้า, การประกาศทีม, หรือข้อความติดตาม.
- จัดการเทมเพลต: ใช้ฟีเจอร์ค้นหาใน “My Templates” เพื่อค้นหาเทมเพลตที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว.
- เพิ่มโลโก้หรือภาพประกอบ: เพื่อให้ข้อความของคุณดูน่าสนใจและสะดุดตา.
สรุป
การใช้ Message Pane ใน ไมโครซอฟต์ 365 Outlook Online เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มประสิทธิภาพ และความสะดวกสบายในการจัดการเทมเพลตอีเมล ลองเริ่มต้นใช้งาน Message Pane วันนี้ แล้วสัมผัสถึงความแตกต่างในการทำงานของคุณ!
