Microsoft Word เป็นหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำที่ได้รับความนิยมมากที่สุด การเรียนรู้วิธีจัดรูปแบบเอกสารอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผลลัพธ์ที่ดูเป็นมืออาชีพ งานจัดรูปแบบที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งคือการตั้งค่าขอบกระดาษ หลายคนมักใช้ไม้บรรทัดบนหน้าจอเพื่อเปลี่ยนขอบกระดาษ แต่วิธีนี้อาจทำให้เกิดปัญหาได้ คู่มือนี้จะแนะนำว่าทำไมคุณไม่ควรใช้ไม้บรรทัด และวิธีที่ถูกต้องในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word

ทำไมไม่ควรใช้ไม้บรรทัดเพื่อ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word

การใช้ไม้บรรทัดอาจดูเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดาย แต่มีข้อเสียหลายประการ เช่น

1. ความแม่นยำต่ำ

ไม้บรรทัดไม่สามารถกำหนดขนาดขอบกระดาษได้อย่างแม่นยำ อาจทำให้การจัดรูปแบบเอกสารไม่สม่ำเสมอและดูไม่เป็นมืออาชีพ

2. ขอบกระดาษไม่สม่ำเสมอในแต่ละส่วน

หากเอกสารของคุณมีหลายส่วน การใช้ไม้บรรทัดอาจทำให้ขอบกระดาษในแต่ละส่วนไม่ตรงกัน ส่งผลให้เอกสารดูยุ่งเหยิง

3. ปัญหาการจัดรูปแบบ

การเปลี่ยนขอบกระดาษด้วยไม้บรรทัดอาจทำให้องค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตาราง รูปภาพ และกล่องข้อความไม่อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง และต้องแก้ไขเพิ่มเติม

4. ปัญหาการพิมพ์

หากตั้งค่าขอบกระดาษไม่ถูกต้อง อาจทำให้เนื้อหาถูกตัดออกขณะพิมพ์ ซึ่งเป็นปัญหาโดยเฉพาะเมื่อจัดทำเอกสารทางการ รายงาน หรือการนำเสนอที่ต้องการความแม่นยำ

วิธีที่ถูกต้องในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word

แทนที่จะใช้ไม้บรรทัด วิธีที่ดีที่สุดในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word คือการใช้ตัวเลือก Page Setup ในแท็บ Layout โดยทำตามขั้นตอนดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ Layout Tab

ขั้นตอนที่ 2: เลือก Margins Option

1. ในแท็บ Layout ค้นหาปุ่ม Margins
2. คลิกที่ปุ่มนั้นเพื่อเปิดเมนูแบบดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือกขอบกระดาษสำเร็จรูป

ขั้นตอนที่ 3: เลือกค่าที่ตั้งล่วงหน้าหรือตั้งค่าแบบกำหนดเอง Margins

Microsoft Word มีตัวเลือกขอบกระดาษสำเร็จรูปหลายแบบ ได้แก่:

• Normal (ขอบกระดาษ 1 นิ้วทุกด้าน) – เหมาะสำหรับเอกสารทั่วไป
• Narrow (ขอบกระดาษ 0.5 นิ้วทุกด้าน) – เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการประหยัดพื้นที่
• Moderate (ขอบซ้ายและขวา 0.75 นิ้ว) – ตัวเลือกที่สมดุล
• Wide (ขอบซ้ายและขวา 1.5 นิ้ว) – เหมาะสำหรับเอกสารวิชาการและรายงาน

หากไม่มีตัวเลือกใดตรงตามความต้องการของคุณ ให้คลิก Custom Margins ที่ด้านล่างของเมนูดรอปดาวน์

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนกำหนดเอง Margin ค่านิยม

1. ในกล่องโต้ตอบ Page Setup ไปที่แท็บ Margins
2. ป้อนค่าที่ต้องการสำหรับขอบกระดาษ บน, ล่าง, ซ้าย และ ขวา
3. คลิก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าขอบกระดาษเฉพาะบางส่วนของเอกสาร (ไม่บังคับ)

หากต้องการตั้งค่าขอบกระดาษแตกต่างกันในแต่ละส่วนของเอกสาร:

1. วางเคอร์เซอร์ในส่วนที่ต้องการเปลี่ยนขอบกระดาษ
2. เปิดกล่องโต้ตอบ Page Setup อีกครั้ง
3. ในเมนูดรอปดาวน์ Apply to: เลือก This section
4. ตั้งค่าขอบกระดาษตามต้องการ แล้วคลิก OK

การตั้งค่าขอบกระดาษเพิ่มเติมสำหรับเอกสารแบบมืออาชีพ

ตั้งค่าขอบกระจกสำหรับการพิมพ์หนังสือ

หากเอกสารของคุณต้องพิมพ์แบบหน้าคู่หรือพิมพ์เป็นหนังสือ ให้ใช้ตัวเลือก Mirror Margins

1. เปิดเมนู Margins และเลือก Custom Margins
2. เลือก Mirror Margins แทนที่จะใช้ขอบปกติ
3. ตั้งค่าขอบด้าน ใน และ นอก ให้เหมาะสม

ตั้งค่าขอบเย็บเล่ม (Gutter Margins)

หากเอกสารต้องเย็บเล่ม ให้เพิ่มขอบเย็บเล่มเพื่อป้องกันข้อความถูกซ่อน:

1. ไปที่ Custom Margins
2. ค้นหาส่วน Gutter และป้อนค่าที่ต้องการ
3. เลือกตำแหน่งของขอบเย็บเล่ม (ซ้าย หรือ บน) ตามรูปแบบการเย็บเล่ม
4. คลิก OK เพื่อบันทึก

ตั้งค่าขอบกระดาษสำหรับส่วนหัวและท้ายกระดาษ

เพื่อป้องกันข้อความชนกับ Header และ Footer ให้ตั้งค่าขอบแยกกัน:

1. เปิด Page Setup และไปที่แท็บ Margins
2. ป้อนค่าขอบที่แตกต่างกันสำหรับ Header และ Footer
3. คลิก OK

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อปรับขอบกระดาษ (และวิธีแก้ไข)

1. ขอบกระดาษแคบเกินไป

หาก Word แจ้งเตือนว่าขอบกระดาษอยู่นอกพื้นที่พิมพ์ ให้เพิ่มขนาดขอบกระดาษเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการพิมพ์

2. เนื้อหาขยับอย่างไม่คาดคิด

หากข้อความหรือรูปภาพเคลื่อนที่เมื่อเปลี่ยนขอบกระดาษ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านั้นถูกตรึงตำแหน่งหรืออยู่ภายในกล่องข้อความ

3. ขอบกระดาษไม่สม่ำเสมอในแต่ละส่วน

หากเอกสารมีขอบกระดาษไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบ Section Breaks และตั้งค่าขอบกระดาษให้ถูกต้องในแต่ละส่วน

สรุป

แทนที่จะใช้ไม้บรรทัด ควรใช้ Layout tab และ Page Setup เพื่อปรับขอบกระดาษ วิธีนี้ช่วยให้ตั้งค่าขอบกระดาษได้แม่นยำ สม่ำเสมอ และเป็นมืออาชีพ ลดปัญหาการจัดรูปแบบและปรับปรุงคุณภาพการพิมพ์

ครั้งต่อไปที่ต้องการปรับขอบกระดาษ ข้ามไม้บรรทัดไปเลย แล้วใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้เอกสารของคุณออกมาสมบูรณ์แบบ!

หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติการจัดรูปแบบหน้าใน Microsoft Word โปรดเยี่ยมชม หน้าสนับสนุนอย่างเป็นทางการของ Microsoft.

บทความที่เกี่ยวข้อง

• How to Unsend Email in Outlook: A Complete tutorial
• Insert Date Automatically in Microsoft Excel
• Microsoft Defender Security Center: Advanced Threat Protection and Management Explanation
• Private: Microsoft 365 Business Plans Benefits
• You Should Explore the Features of Microsoft Power BI
• Microsoft 365 Business Plans