หยุดใช้ไม้บรรทัด! วิธีที่ถูกต้องในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word

Microsoft Word เป็นหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำที่ได้รับความนิยมมากที่สุด การเรียนรู้วิธีจัดรูปแบบเอกสารอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผลลัพธ์ที่ดูเป็นมืออาชีพ งานจัดรูปแบบที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งคือการตั้งค่าขอบกระดาษ หลายคนมักใช้ไม้บรรทัดบนหน้าจอเพื่อเปลี่ยนขอบกระดาษ แต่วิธีนี้อาจทำให้เกิดปัญหาได้ คู่มือนี้จะแนะนำว่าทำไมคุณไม่ควรใช้ไม้บรรทัด และวิธีที่ถูกต้องในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word
ทำไมไม่ควรใช้ไม้บรรทัดเพื่อ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word
การใช้ไม้บรรทัดอาจดูเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดาย แต่มีข้อเสียหลายประการ เช่น
1. ความแม่นยำต่ำ
ไม้บรรทัดไม่สามารถกำหนดขนาดขอบกระดาษได้อย่างแม่นยำ อาจทำให้การจัดรูปแบบเอกสารไม่สม่ำเสมอและดูไม่เป็นมืออาชีพ
2. ขอบกระดาษไม่สม่ำเสมอในแต่ละส่วน
หากเอกสารของคุณมีหลายส่วน การใช้ไม้บรรทัดอาจทำให้ขอบกระดาษในแต่ละส่วนไม่ตรงกัน ส่งผลให้เอกสารดูยุ่งเหยิง
3. ปัญหาการจัดรูปแบบ
การเปลี่ยนขอบกระดาษด้วยไม้บรรทัดอาจทำให้องค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ตาราง รูปภาพ และกล่องข้อความไม่อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง และต้องแก้ไขเพิ่มเติม
4. ปัญหาการพิมพ์
หากตั้งค่าขอบกระดาษไม่ถูกต้อง อาจทำให้เนื้อหาถูกตัดออกขณะพิมพ์ ซึ่งเป็นปัญหาโดยเฉพาะเมื่อจัดทำเอกสารทางการ รายงาน หรือการนำเสนอที่ต้องการความแม่นยำ
วิธีที่ถูกต้องในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word
แทนที่จะใช้ไม้บรรทัด วิธีที่ดีที่สุดในการ ปรับระยะขอบเข้า Microsoft Word คือการใช้ตัวเลือก Page Setup ในแท็บ Layout โดยทำตามขั้นตอนดังนี้:
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ Layout Tab
- เปิด Microsoft Word และโหลดเอกสารของคุณ
- คลิกที่แท็บ Layout บนริบบอนที่ด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: เลือก Margins Option
- ในแท็บ Layout ค้นหาปุ่ม Margins
- คลิกที่ปุ่มนั้นเพื่อเปิดเมนูแบบดรอปดาวน์ที่มีตัวเลือกขอบกระดาษสำเร็จรูป
ขั้นตอนที่ 3: เลือกค่าที่ตั้งล่วงหน้าหรือตั้งค่าแบบกำหนดเอง Margins
Microsoft Word มีตัวเลือกขอบกระดาษสำเร็จรูปหลายแบบ ได้แก่:
- Normal (ขอบกระดาษ 1 นิ้วทุกด้าน) – เหมาะสำหรับเอกสารทั่วไป
- Narrow (ขอบกระดาษ 0.5 นิ้วทุกด้าน) – เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการประหยัดพื้นที่
- Moderate (ขอบซ้ายและขวา 0.75 นิ้ว) – ตัวเลือกที่สมดุล
- Wide (ขอบซ้ายและขวา 1.5 นิ้ว) – เหมาะสำหรับเอกสารวิชาการและรายงาน
หากไม่มีตัวเลือกใดตรงตามความต้องการของคุณ ให้คลิก Custom Margins ที่ด้านล่างของเมนูดรอปดาวน์
ขั้นตอนที่ 4: ป้อนกำหนดเอง Margin ค่านิยม
- ในกล่องโต้ตอบ Page Setup ไปที่แท็บ Margins
- ป้อนค่าที่ต้องการสำหรับขอบกระดาษ บน, ล่าง, ซ้าย และ ขวา
- คลิก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าขอบกระดาษเฉพาะบางส่วนของเอกสาร (ไม่บังคับ)
หากต้องการตั้งค่าขอบกระดาษแตกต่างกันในแต่ละส่วนของเอกสาร:
- วางเคอร์เซอร์ในส่วนที่ต้องการเปลี่ยนขอบกระดาษ
- เปิดกล่องโต้ตอบ Page Setup อีกครั้ง
- ในเมนูดรอปดาวน์ Apply to: เลือก This section
- ตั้งค่าขอบกระดาษตามต้องการ แล้วคลิก OK
การตั้งค่าขอบกระดาษเพิ่มเติมสำหรับเอกสารแบบมืออาชีพ
ตั้งค่าขอบกระจกสำหรับการพิมพ์หนังสือ
หากเอกสารของคุณต้องพิมพ์แบบหน้าคู่หรือพิมพ์เป็นหนังสือ ให้ใช้ตัวเลือก Mirror Margins
- เปิดเมนู Margins และเลือก Custom Margins
- เลือก Mirror Margins แทนที่จะใช้ขอบปกติ
- ตั้งค่าขอบด้าน ใน และ นอก ให้เหมาะสม
ตั้งค่าขอบเย็บเล่ม (Gutter Margins)
หากเอกสารต้องเย็บเล่ม ให้เพิ่มขอบเย็บเล่มเพื่อป้องกันข้อความถูกซ่อน:
- ไปที่ Custom Margins
- ค้นหาส่วน Gutter และป้อนค่าที่ต้องการ
- เลือกตำแหน่งของขอบเย็บเล่ม (ซ้าย หรือ บน) ตามรูปแบบการเย็บเล่ม
- คลิก OK เพื่อบันทึก
ตั้งค่าขอบกระดาษสำหรับส่วนหัวและท้ายกระดาษ
เพื่อป้องกันข้อความชนกับ Header และ Footer ให้ตั้งค่าขอบแยกกัน:
- เปิด Page Setup และไปที่แท็บ Margins
- ป้อนค่าขอบที่แตกต่างกันสำหรับ Header และ Footer
- คลิก OK
ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อปรับขอบกระดาษ (และวิธีแก้ไข)
1. ขอบกระดาษแคบเกินไป
หาก Word แจ้งเตือนว่าขอบกระดาษอยู่นอกพื้นที่พิมพ์ ให้เพิ่มขนาดขอบกระดาษเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการพิมพ์
2. เนื้อหาขยับอย่างไม่คาดคิด
หากข้อความหรือรูปภาพเคลื่อนที่เมื่อเปลี่ยนขอบกระดาษ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านั้นถูกตรึงตำแหน่งหรืออยู่ภายในกล่องข้อความ
3. ขอบกระดาษไม่สม่ำเสมอในแต่ละส่วน
หากเอกสารมีขอบกระดาษไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบ Section Breaks และตั้งค่าขอบกระดาษให้ถูกต้องในแต่ละส่วน
สรุป
แทนที่จะใช้ไม้บรรทัด ควรใช้ Layout tab และ Page Setup เพื่อปรับขอบกระดาษ วิธีนี้ช่วยให้ตั้งค่าขอบกระดาษได้แม่นยำ สม่ำเสมอ และเป็นมืออาชีพ ลดปัญหาการจัดรูปแบบและปรับปรุงคุณภาพการพิมพ์
ครั้งต่อไปที่ต้องการปรับขอบกระดาษ ข้ามไม้บรรทัดไปเลย แล้วใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้เอกสารของคุณออกมาสมบูรณ์แบบ!
หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติการจัดรูปแบบหน้าใน Microsoft Word โปรดเยี่ยมชม หน้าสนับสนุนอย่างเป็นทางการของ Microsoft.
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Unsend Email in Outlook: A Complete tutorial
- Insert Date Automatically in Microsoft Excel
- Microsoft Defender Security Center: Advanced Threat Protection and Management Explanation
- Private: Microsoft 365 Business Plans Benefits
- You Should Explore the Features of Microsoft Power BI
- Microsoft 365 Business Plans