วิธีการสร้าง สร้าง Approval Workflow in Power Automate

การสร้าง Approval Workflow in Power Automate เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะจัดการคำขอลาหยุด คำสั่งซื้อ หรือการอนุมัติเอกสาร การใช้โฟลว์แบบอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดเมื่อเทียบกับวิธีการแบบแมนนวล

ในบล็อกโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการวางแผน สร้าง และทดสอบกระบวนการอนุมัติที่มีประสิทธิภาพด้วย Microsoft Power Automate แบบทีละขั้นตอน นอกจากนี้ เรายังครอบคลุมตัวเลือกขั้นสูง ตัวอย่างในสถานการณ์จริง และเคล็ดลับในการแก้ไขปัญหาทั่วไป

ทำความเข้าใจกับ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใน Power Automate

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้าง จำเป็นต้องเข้าใจก่อนว่า เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใน Power Automate ทำงานอย่างไร

Power Automate ช่วยให้คุณสามารถสร้างโฟลว์ที่เริ่มต้นโดยเหตุการณ์เฉพาะ เช่น การส่งแบบฟอร์มหรือการอัปโหลดไฟล์ หลังจากนั้นคุณสามารถกำหนดกระบวนการอนุมัติที่ผู้ใช้ที่ระบุจะได้รับคำขอเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธ ตามการตอบกลับของพวกเขา โฟลว์จะดำเนินการต่าง ๆ เช่น ส่งอีเมล อัปเดตข้อมูล หรือแจ้งเตือนสมาชิกในทีมคนอื่น

มีประเภทของการอนุมัติหลายแบบให้เลือกใช้:

• ทุกคนต้องอนุมัติ – ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายทุกคนต้องอนุมัติ

• ตอบกลับคนแรก – การตอบกลับแรกไม่ว่าจะอนุมัติหรือปฏิเสธจะเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์

• คำตอบที่กำหนดเอง – คุณสามารถสร้างประเภทการอนุมัติแบบกำหนดเองได้

การวางแผนโครงสร้าง Approval Workflow ของคุณ

การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาซับซ้อนในภายหลัง ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรเตรียมก่อนเปิด Power Automate:

มาดูขั้นตอนการสร้างกระบวนการอนุมัติคำขอลาหยุดอย่างง่ายกัน

1.เข้าสู่ระบบ Power Automate

• ไปที่ flow.microsoft.com
• ใช้บัญชี Microsoft ของคุณเพื่อเข้าสู่ระบบ

2.สร้างโฟลว์ใหม่

• คลิกที่ “Create” และเลือก “Automated cloud flow”

   

• ตั้งชื่อโฟลว์ของคุณว่า “Leave Request Approval”

   

• เลือกทริกเกอร์ เช่น “เมื่อมีการส่งคำตอบใหม่” จาก Microsoft Forms

3. รับรายละเอียดการตอบกลับ

• เพิ่มแอคชัน “Get response details” เพื่อดึงข้อมูลจากแบบฟอร์มที่ส่งมา

4.เพิ่มการดำเนินการอนุมัติ

• เลือกแอคชัน “Start and wait for an approval”

   

• ตั้งประเภทการอนุมัติ (เช่น “Approve/Reject – First to respond”)

   

• กรอกหัวข้อ อีเมลผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมาย และข้อความที่กำหนดเอง

5. เพิ่มเงื่อนไข

• ตามผลลัพธ์ของการอนุมัติ ใช้บล็อก Condition:

   

• ถ้าผลลัพธ์คือ Approve ให้ส่งอีเมลยืนยัน

   

• ถ้าผลลัพธ์คือ Reject ให้แจ้งผู้ขอด้วยอีเมลปฏิเสธ

6. ทดสอบและบันทึก

• ส่งคำขอแบบตัวอย่างโดยใช้แบบฟอร์มของคุณ

   

• ตรวจสอบการทำงานของโฟลว์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนการอนุมัติทำงานได้ตามที่คาดหวัง

การปรับแต่งโฟลว์ให้เหมาะสมกับการใช้งานทางธุรกิจจริง

เพื่อทำให้โฟลว์ของคุณมีประโยชน์และมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น คุณสามารถ:

• ใช้เนื้อหาดีไซน์จากแบบฟอร์มเพื่อทำให้ข้อความเป็นส่วนตัว
• เก็บการอนุมัติใน SharePoint หรือ Dataverse เพื่อการติดตาม
• ตั้งการเตือนความจำหรือการเพิ่มระดับหากไม่ได้รับการตอบกลับภายในเวลาที่กำหนด
• ใช้การอนุมัติขนานเมื่อหลายฝ่ายต้องทบทวนคำขอเดียวกัน

กรณีการใช้งานทั่วไปของ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใน Power Automate

ตัวอย่างการใช้งานจริงมีดังนี้:

เคล็ดลับขั้นสูงและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เพื่อยกระดับ Approval Workflow ของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น:

• ใช้ Environment Variables
  เก็บอีเมลผู้อนุมัติและการตั้งค่าอื่น ๆ ไว้ใน environment variables เพื่อให้อัปเดตได้ง่าย

• เพิ่มการจัดการข้อผิดพลาด
  ใช้ฟีเจอร์ “Configure Run After” เพื่อจัดการเมื่อเกิดความล้มเหลว

• ใช้ Adaptive Cards ใน Teams
  สร้างคำขออนุมัติแบบโต้ตอบได้ภายใน Microsoft Teams

• ใช้การเข้าถึงตามบทบาท
  จำกัดผู้ที่สามารถอนุมัติได้ตามบทบาทหรือแผนกด้วย logic แบบมีเงื่อนไข

การแก้ไขปัญหาและดีบัก

ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่:

• อีเมลไม่ถูกส่ง – ตรวจสอบการสะกดอีเมลในฟิลด์ให้ถูกต้อง

• โฟลว์ไม่เริ่มทำงาน – ตรวจสอบว่าทริกเกอร์เชื่อมต่อกับฟอร์มหรือไฟล์ที่ถูกต้อง

• การอนุมัติค้างอยู่ในสถานะรอ – ตรวจสอบว่าอีเมลของผู้อนุมัติเขียนถูกต้องและใช้งานได้ในระบบของคุณ

ใช้เครื่องมือ Flow Checker ภายใน Power Automate เพื่อวิเคราะห์และตรวจสอบปัญหาเหล่านี้

ประโยชน์หลักของการทำงานอนุมัติแบบอัตโนมัติ

การขยายและการผสานรวมกับเครื่องมืออื่น

Power Automate สามารถทำงานร่วมกับเครื่องมือของ Microsoft 365 ได้อย่างดี:

• Outlook: ส่งอีเมลขออนุมัติโดยตรง

• SharePoint: เก็บข้อมูลและติดตามประวัติการอนุมัติ

• Teams: รับและตอบกลับคำขออนุมัติ

• Excel: บันทึกการอนุมัติแต่ละครั้งเพื่อวิเคราะห์และรายงาน

คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปของบุคคลที่สาม เช่น Slack, Trello หรือ Salesforce ได้โดยใช้คอนเนกเตอร์ที่มีอยู่

บทสรุป

การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใน Power Automate ไม่จำเป็นต้องมีทักษะการเขียนโค้ดขั้นสูง เพียงแค่วางแผนและออกแบบโครงสร้างให้ดี คุณก็สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้การทำงานในแต่ละวันง่ายขึ้น ลดความล่าช้า และเพิ่มความรับผิดชอบในการดำเนินงานได้ เมื่อคุณมั่นใจในพื้นฐานแล้ว ลองสำรวจเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนขึ้นเพื่อใช้ประโยชน์จากพลังของระบบอัตโนมัติให้ได้อย่างเต็มที่

หากต้องการเรียนรู้เชิงเทคนิคเพิ่มเติมหรือดูกรณีการใช้งานอื่น ๆ คุณสามารถดูได้จาก เอกสาร Power Automate อย่างเป็นทางการของ Microsoft.

บทความอื่นๆ

• How to Share Your Screen During a Microsoft Teams Meeting
• How to Back Up Your Files with Microsoft OneDrive
• How to Create Interactive Presentations in PowerPoint
• How to Exclude Files from Microsoft Defender Scans
• How to Check Deadlines in Excel Without Scanning Dates
• How to Create and Use Tasks in Microsoft Outlook