วิธีใช้ Breakout Rooms in Microsoft Teams สำหรับการทำงานกลุ่มย่อย

ในยุคที่การทำงานทางไกลกลายเป็นเรื่องปกติ การทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริงต้องมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการประชุมแบบพบหน้ากัน ไม่ว่าคุณจะเป็นครูที่สอนออนไลน์ หรือผู้จัดการที่ต้องการนำทีมทำเวิร์กช็อป การสามารถแยกผู้เข้าร่วมประชุมออกเป็นกลุ่มย่อยเพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมมากขึ้นถือเป็นสิ่งสำคัญ — และนั่นคือสิ่งที่ Breakout Rooms in Microsoft Teams สามารถช่วยให้คุณทำได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

1. ทำไม Breakout Rooms ใน Microsoft Team ถึงสำคัญต่อการทำงานร่วมกัน

เมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก การสื่อสารหรือระดมความคิดอย่างทั่วถึงกลายเป็นเรื่องยาก ฟีเจอร์ Breakout Rooms เข้ามาเติมเต็มจุดนี้ได้อย่างยอดเยี่ยม:

• ส่งเสริมการมีส่วนร่วมมากขึ้น – กลุ่มเล็กทำให้สมาชิกกล้าพูดคุย

• ช่วยตัดสินใจเร็วขึ้น – การหารือในกลุ่มย่อยมีความคล่องตัว

• เสริมประสิทธิภาพการฝึกอบรม – เหมาะกับการทำกิจกรรมเวิร์กช็อป

• สนับสนุนการสื่อสารอย่างทั่วถึง – คนที่มักเงียบสามารถแสดงความเห็นได้

กรณีใช้งานที่พบบ่อย:

• ห้องเรียนออนไลน์

• การระดมสมองภายในทีม

• สัมภาษณ์ผู้สมัครแบบกลุ่ม

• เวิร์กช็อปลูกค้า

• ประชุม Agile ภายในทีม

2. วิธีตั้งค่า Breakout Rooms ใน Microsoft Team แบบง่าย ๆ

การตั้งค่า Breakout Rooms สามารถทำได้ทั้งก่อนและระหว่างการประชุม:

การตั้งค่าก่อนประชุม (สำหรับการนัดหมายล่วงหน้า)

1. ไปที่ปฏิทินของ Teams แล้วเลือกหรือสร้างการประชุม
   

2. คลิกที่ตัวเลือก Breakout rooms
   

3. เลือกจำนวนห้องที่ต้องการสร้าง (สูงสุด 50 ห้อง)
   

4. ตั้งค่าให้ระบบจัดสรรผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ หรือเลือกด้วยตนเอง
   

การตั้งค่าระหว่างประชุม

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อห้อง ย้ายผู้เข้าร่วม หรือแม้แต่ลบห้องออกได้หากจำเป็น

3. ฟีเจอร์การควบคุมที่มีให้ใช้งาน

Microsoft Teams มีตัวเลือกการควบคุมห้องย่อยที่หลากหลาย:

ตั้งเวลา

• กำหนดเวลาสำหรับแต่ละห้อง

• ปิดห้องอัตโนมัติเมื่อหมดเวลา

• แจ้งเตือนก่อนหมดเวลา

ส่งข้อความประกาศ

ส่งข้อความถึงทุกห้องในคราวเดียว เหมาะสำหรับ:

• แจ้งเวลาคงเหลือ

• ชี้แจงคำถามหรือกิจกรรม

• เตือนให้เตรียมกลับเข้าสู่ห้องหลัก

การจัดการห้อง

• เข้าร่วมแต่ละห้องได้

• ย้ายผู้เข้าร่วมระหว่างห้อง

• ปิดทุกห้องเพื่อรวมกลุ่มกลับ

4. เคล็ดลับการใช้ Breakout Rooms ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เพื่อให้ Breakout Rooms มีประสิทธิภาพสูงสุด ควรพิจารณาดังนี้:

• ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน – แจ้งวัตถุประสงค์ของกิจกรรมล่วงหน้า

• มีผู้นำกลุ่มหรือจดบันทึก – มอบหมายบทบาทในแต่ละห้อง

• ใช้เอกสารร่วม – แชร์ไฟล์หรือไวท์บอร์ดให้กลุ่มย่อยใช้งาน

• ติดตามผลหลังจบห้องย่อย – ให้แต่ละกลุ่มนำเสนอสิ่งที่ได้พูดคุย

• ทดสอบก่อนใช้งานจริง – ซ้อมกับเพื่อนร่วมงานล่วงหน้า

5. ปัญหาที่พบบ่อยและแนวทางแก้ไข

สำหรับคำแนะนำอย่างเป็นทางการและรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Breakout Rooms สามารถดูได้ที่ หน้าสนับสนุนของ Microsoft Teams

บทความอื่นๆ

• Top Microsoft Power BI Features You Must Know
• Azure Virtual Machines: The Backbone of Cloud Computing
• 10 Microsoft Excel Features That Will Make Your Work Easier
• Top 5 Microsoft Word AI Features for Faster Document Creation
• Microsoft 365 Productivity Tools Features That Boost Workflow
• Powerful Microsoft Azure Features That Drive Business Growth