Number Format in Excel: Understanding the Difference Between Currency & Accounting
Microsoft Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในการจัดการข้อมูลทางการเงิน งบประมาณ และรายงานทางบัญชี อย่างไรก็ตาม การใช้รูปแบบตัวเลขที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ข้อมูลตัวเลขถูกตีความผิดพลาด ส่งผลกระทบต่อการคำนวณและการตัดสินใจ การเลือก Number Format In Excel ที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ข้อมูลทางการเงินถูกนำเสนออย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
สองรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุดใน Excel สำหรับข้อมูลทางการเงินคือ สกุลเงิน (Currency) และ บัญชี (Accounting) แม้จะดูคล้ายกัน แต่แต่ละแบบมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันและส่งผลต่อการแสดงผลของตัวเลขในตารางข้อมูล
ในบทความนี้ เราจะอธิบาย ความแตกต่างระหว่างรูปแบบตัวเลขแบบสกุลเงินและบัญชีใน Excel ว่าควรใช้ในสถานการณ์ใด และวิธีการตั้งค่าให้ถูกต้องเพื่อเพิ่มความชัดเจนในรายงานทางการเงิน
Number Format in Excel คืออะไร?
ใน Excel รูปแบบตัวเลข (Number Format) กำหนดวิธีการแสดงค่าตัวเลขในเซลล์โดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่แท้จริง ผู้ใช้สามารถเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อมูลแสดงออกมาได้อย่างเป็นระเบียบ
รูปแบบตัวเลขที่พบได้ใน Excel ได้แก่:
- General – รูปแบบเริ่มต้น ไม่มีการกำหนดกฎเฉพาะ
- Number – แสดงตัวเลขพร้อมการกำหนดจุดทศนิยม
- Currency – แสดงตัวเลขพร้อมสัญลักษณ์สกุลเงิน สามารถปรับจำนวนทศนิยมได้
- Accounting – จัดเรียงตัวเลขตามมาตรฐานบัญชี ให้สัญลักษณ์สกุลเงินอยู่ด้านซ้าย
- Percentage – แสดงค่าตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์
- Date/Time – แปลงค่าตัวเลขให้เป็นรูปแบบวันที่และเวลา
ในบรรดารูปแบบเหล่านี้ สกุลเงินและบัญชี เป็นรูปแบบที่ใช้กันมากที่สุดในงานด้านการเงิน
ความแตกต่างระหว่างสกุลเงินกับบัญชีใน Excel
แม้ว่าทั้ง สกุลเงินและบัญชี จะใช้สำหรับแสดงค่าทางการเงิน แต่การนำเสนอข้อมูลของทั้งสองมีความแตกต่างกัน ดังนี้:
คุณสมบัติ | รูปแบบสกุลเงิน (Currency) | รูปแบบบัญชี (Accounting) |
การแสดงสัญลักษณ์เงินตรา | อยู่ติดกับตัวเลข (เช่น $1,000.00) | จัดเรียงไว้ทางซ้ายของเซลล์ |
จำนวนทศนิยม | ผู้ใช้สามารถเลือกได้ (0, 1, 2 ฯลฯ) | มี 2 ตำแหน่งเสมอ |
การจัดตำแหน่งตัวเลข | ชิดขวาในเซลล์ | ตัวเลขชิดขวา แต่สัญลักษณ์เงินตราอยู่ทางซ้าย |
การแสดงค่า 0 | แสดงเป็น “$0.00” | แสดงเป็นเครื่องหมายขีดกลาง “–” |
การแสดงค่าลบ | แสดงเป็น -1000 หรือสีแดง | แสดงในวงเล็บ (1,000.00) |
การใช้งาน | ใช้สำหรับธุรกรรมทางการเงินทั่วไป | ใช้สำหรับรายงานทางบัญชีและงบการเงิน |
- รูปแบบสกุลเงิน (Currency) ใน Excel
Currency Format เหมาะสำหรับการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน และการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับเงิน โดยมีคุณสมบัติเด่นดังนี้:
- ผู้ใช้สามารถกำหนดจำนวนทศนิยมได้เอง
- แสดงค่าสกุลเงินติดกับตัวเลข ทำให้อ่านค่าได้ง่าย
- สามารถกำหนดให้ค่าลบแสดงเป็นสีแดง วงเล็บ หรือเครื่องหมายลบ
- รูปแบบบัญชี (Accounting) ใน Excel
Accounting Format ออกแบบมาเพื่อใช้ในด้านบัญชีและการเงินโดยเฉพาะ ซึ่งมีลักษณะดังนี้:
- สัญลักษณ์เงินตราอยู่ชิดซ้ายของเซลล์
- ตัวเลขถูกจัดเรียงให้เป็นระเบียบ และมีทศนิยม 2 ตำแหน่งเสมอ
- ค่า 0 จะแสดงเป็น “–” แทนที่จะเป็น “$0.00”
- ค่าลบจะแสดงในวงเล็บอัตโนมัติ
การใช้รูปแบบบัญชีช่วยให้การแสดงผลตัวเลขในรายงานบัญชีมีมาตรฐานและอ่านง่ายขึ้น
ควรใช้ Number format in Excel แบบใด?
ใช้รูปแบบสกุลเงินเมื่อ:
- จัดทำรายงานยอดขายและสรุปทางการเงิน
- ออกใบแจ้งหนี้หรือบันทึกการทำธุรกรรม
- แสดงราคาสินค้า รายได้ และค่าใช้จ่าย
- แสดงสกุลเงินติดกับตัวเลขเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น
ใช้รูปแบบบัญชีเมื่อ:
- จัดทำงบการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน
- จัดระเบียบข้อมูลสำหรับนักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชี
- รักษาความเป็นมาตรฐานของรายงานทางการเงิน
- ต้องการให้ตัวเลขและสัญลักษณ์เงินตราเรียงกันอย่างชัดเจน
หากต้องการความยืดหยุ่นในการตั้งค่าทศนิยมและตำแหน่งสัญลักษณ์เงินตรา รูปแบบสกุลเงิน (Currency) จะเหมาะสมกว่า แต่ถ้าต้องการให้การแสดงผลตัวเลขเป็นระเบียบตามมาตรฐานบัญชี รูปแบบบัญชี (Accounting) คือตัวเลือกที่ดีที่สุด
วิธีใช้รูปแบบตัวเลขใน Excel
การใช้ รูปแบบตัวเลขใน Excel ที่ถูกต้องช่วยให้ข้อมูลมีความชัดเจนและอ่านง่าย การตั้งค่ารูปแบบตัวเลขสามารถทำได้ง่ายๆ ผ่านสองวิธีหลักดังนี้
วิธีที่ 1: ใช้เมนู Ribbon
- เลือกเซลล์ที่ต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลข
- ไปที่แท็บ “Home” ใน Ribbon ของ Excel
- คลิกเมนูดรอปดาวน์ “Number Format” ในกลุ่ม “Number”
- เลือก Currency หรือ Accounting จากรายการที่แสดง
วิธีที่ 2: ใช้หน้าต่าง Format Cells
- เลือกเซลล์ที่ต้องการตั้งค่ารูปแบบตัวเลข
- กด Ctrl + 1 (หรือคลิกขวาและเลือก “Format Cells”)
- ในหน้าต่าง Format Cells ไปที่แท็บ “Number”
- เลือก Currency หรือ Accounting จากรายการ
- ปรับจำนวนทศนิยม สัญลักษณ์สกุลเงิน และรูปแบบค่าลบตามต้องการ
- คลิก OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า
วิธีนี้ช่วยให้สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ เช่น การเปลี่ยนสัญลักษณ์สกุลเงิน หรือกำหนดรูปแบบค่าลบที่ต้องการ
ทำไมการเลือกใช้รูปแบบตัวเลขใน Excel ถึงสำคัญ?
การเลือก รูปแบบตัวเลขใน Excel ที่ถูกต้องไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของความสวยงาม แต่ยังช่วยให้ข้อมูลมีความแม่นยำและใช้งานได้ง่ายขึ้น
- ข้อมูลชัดเจนขึ้น – ตัวเลขสามารถแสดงค่าได้อย่างถูกต้องและชัดเจน
- ดูเป็นมืออาชีพ – รายงานทางการเงินดูเรียบร้อยและได้มาตรฐาน
- ลดข้อผิดพลาด – ป้องกันความเข้าใจผิดในการตีความค่าตัวเลข
- อ่านง่ายขึ้น – ข้อมูลทางการเงินสามารถตรวจสอบและนำไปใช้ได้สะดวกขึ้น
เมื่อเข้าใจความแตกต่างระหว่างรูปแบบ Currency และ Accounting ผู้ใช้สามารถตั้งค่าให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของงานได้ง่ายขึ้น
สรุป
ทั้ง รูปแบบสกุลเงิน (Currency) และ รูปแบบบัญชี (Accounting) มีบทบาทสำคัญในการจัดการข้อมูลทางการเงิน
- Currency Format เหมาะสำหรับการแสดงราคาสินค้า รายรับ รายจ่าย และธุรกรรมทั่วไป
- Accounting Format เหมาะสำหรับเอกสารทางบัญชี เช่น งบดุลและรายงานการเงิน ที่ต้องการรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน
การเลือก รูปแบบตัวเลขใน Excel อย่างเหมาะสมช่วยเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล ทำให้ไฟล์ Excel อ่านง่ายและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะทำงานเกี่ยวกับงบการเงิน การบริหารธุรกิจ หรือการคำนวณส่วนตัว การใช้รูปแบบตัวเลขที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
สรุปสั้นๆ: หากต้องการความยืดหยุ่นในการตั้งค่ารูปแบบเงินตรา ให้ใช้ Currency แต่ถ้าต้องการความเรียบร้อยในรายงานทางบัญชี ให้เลือก Accounting
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและการใช้งาน Excel สามารถเยี่ยมชม Microsoft 365 Excel เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมและสมัครใช้งานได้ทันที
