Number Format in Excel

Number Format in Excel: Understanding the Difference Between Currency & Accounting

number format in excel

Microsoft Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในการจัดการข้อมูลทางการเงิน งบประมาณ และรายงานทางบัญชี อย่างไรก็ตาม การใช้รูปแบบตัวเลขที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ข้อมูลตัวเลขถูกตีความผิดพลาด ส่งผลกระทบต่อการคำนวณและการตัดสินใจ การเลือก Number Format In Excel ที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ข้อมูลทางการเงินถูกนำเสนออย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพ 

สองรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุดใน Excel สำหรับข้อมูลทางการเงินคือ สกุลเงิน (Currency) และ บัญชี (Accounting) แม้จะดูคล้ายกัน แต่แต่ละแบบมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันและส่งผลต่อการแสดงผลของตัวเลขในตารางข้อมูล 

ในบทความนี้ เราจะอธิบาย ความแตกต่างระหว่างรูปแบบตัวเลขแบบสกุลเงินและบัญชีใน Excel ว่าควรใช้ในสถานการณ์ใด และวิธีการตั้งค่าให้ถูกต้องเพื่อเพิ่มความชัดเจนในรายงานทางการเงิน 

Number Format in Excel คืออะไร? 

ใน Excel รูปแบบตัวเลข (Number Format) กำหนดวิธีการแสดงค่าตัวเลขในเซลล์โดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่แท้จริง ผู้ใช้สามารถเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อมูลแสดงออกมาได้อย่างเป็นระเบียบ 

รูปแบบตัวเลขที่พบได้ใน Excel ได้แก่: 

  • General – รูปแบบเริ่มต้น ไม่มีการกำหนดกฎเฉพาะ 
  • Number – แสดงตัวเลขพร้อมการกำหนดจุดทศนิยม 
  • Currency – แสดงตัวเลขพร้อมสัญลักษณ์สกุลเงิน สามารถปรับจำนวนทศนิยมได้ 
  • Accounting – จัดเรียงตัวเลขตามมาตรฐานบัญชี ให้สัญลักษณ์สกุลเงินอยู่ด้านซ้าย 
  • Percentage – แสดงค่าตัวเลขเป็นเปอร์เซ็นต์ 
  • Date/Time – แปลงค่าตัวเลขให้เป็นรูปแบบวันที่และเวลา 

ในบรรดารูปแบบเหล่านี้ สกุลเงินและบัญชี เป็นรูปแบบที่ใช้กันมากที่สุดในงานด้านการเงิน 

 

ความแตกต่างระหว่างสกุลเงินกับบัญชีใน Excel 

แม้ว่าทั้ง สกุลเงินและบัญชี จะใช้สำหรับแสดงค่าทางการเงิน แต่การนำเสนอข้อมูลของทั้งสองมีความแตกต่างกัน ดังนี้: 

คุณสมบัติ 

รูปแบบสกุลเงิน (Currency) 

รูปแบบบัญชี (Accounting) 

การแสดงสัญลักษณ์เงินตรา 

อยู่ติดกับตัวเลข (เช่น $1,000.00) 

จัดเรียงไว้ทางซ้ายของเซลล์ 

จำนวนทศนิยม 

ผู้ใช้สามารถเลือกได้ (0, 1, 2 ฯลฯ) 

มี 2 ตำแหน่งเสมอ 

การจัดตำแหน่งตัวเลข 

ชิดขวาในเซลล์ 

ตัวเลขชิดขวา แต่สัญลักษณ์เงินตราอยู่ทางซ้าย 

การแสดงค่า 0 

แสดงเป็น “$0.00” 

แสดงเป็นเครื่องหมายขีดกลาง “–” 

การแสดงค่าลบ 

แสดงเป็น -1000 หรือสีแดง 

แสดงในวงเล็บ (1,000.00) 

การใช้งาน 

ใช้สำหรับธุรกรรมทางการเงินทั่วไป 

ใช้สำหรับรายงานทางบัญชีและงบการเงิน 

  1. รูปแบบสกุลเงิน (Currency) ใน Excel

currency format

Currency Format เหมาะสำหรับการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน และการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับเงิน โดยมีคุณสมบัติเด่นดังนี้: 

  • ผู้ใช้สามารถกำหนดจำนวนทศนิยมได้เอง 
  • แสดงค่าสกุลเงินติดกับตัวเลข ทำให้อ่านค่าได้ง่าย 
  • สามารถกำหนดให้ค่าลบแสดงเป็นสีแดง วงเล็บ หรือเครื่องหมายลบ 
  1. รูปแบบบัญชี (Accounting) ใน Excel

accounting format

Accounting Format ออกแบบมาเพื่อใช้ในด้านบัญชีและการเงินโดยเฉพาะ ซึ่งมีลักษณะดังนี้: 

  • สัญลักษณ์เงินตราอยู่ชิดซ้ายของเซลล์ 
  • ตัวเลขถูกจัดเรียงให้เป็นระเบียบ และมีทศนิยม 2 ตำแหน่งเสมอ 
  • ค่า 0 จะแสดงเป็น “–” แทนที่จะเป็น “$0.00” 
  • ค่าลบจะแสดงในวงเล็บอัตโนมัติ 

การใช้รูปแบบบัญชีช่วยให้การแสดงผลตัวเลขในรายงานบัญชีมีมาตรฐานและอ่านง่ายขึ้น 

 

ควรใช้ Number format in Excel แบบใด? 

ใช้รูปแบบสกุลเงินเมื่อ: 

  • จัดทำรายงานยอดขายและสรุปทางการเงิน 
  • ออกใบแจ้งหนี้หรือบันทึกการทำธุรกรรม 
  • แสดงราคาสินค้า รายได้ และค่าใช้จ่าย 
  • แสดงสกุลเงินติดกับตัวเลขเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น 

ใช้รูปแบบบัญชีเมื่อ: 

  • จัดทำงบการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน 
  • จัดระเบียบข้อมูลสำหรับนักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชี 
  • รักษาความเป็นมาตรฐานของรายงานทางการเงิน 
  • ต้องการให้ตัวเลขและสัญลักษณ์เงินตราเรียงกันอย่างชัดเจน 

หากต้องการความยืดหยุ่นในการตั้งค่าทศนิยมและตำแหน่งสัญลักษณ์เงินตรา รูปแบบสกุลเงิน (Currency) จะเหมาะสมกว่า แต่ถ้าต้องการให้การแสดงผลตัวเลขเป็นระเบียบตามมาตรฐานบัญชี รูปแบบบัญชี (Accounting) คือตัวเลือกที่ดีที่สุด 

 

วิธีใช้รูปแบบตัวเลขใน Excel 

การใช้ รูปแบบตัวเลขใน Excel ที่ถูกต้องช่วยให้ข้อมูลมีความชัดเจนและอ่านง่าย การตั้งค่ารูปแบบตัวเลขสามารถทำได้ง่ายๆ ผ่านสองวิธีหลักดังนี้ 

 

วิธีที่ 1: ใช้เมนู Ribbon 

  1. เลือกเซลล์ที่ต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลข 
  2. ไปที่แท็บ “Home” ใน Ribbon ของ Excel 
  3. คลิกเมนูดรอปดาวน์ “Number Format” ในกลุ่ม “Number” 
  4. เลือก Currency หรือ Accounting จากรายการที่แสดง 

 

วิธีที่ 2: ใช้หน้าต่าง Format Cells 

  1. เลือกเซลล์ที่ต้องการตั้งค่ารูปแบบตัวเลข 
  2. กด Ctrl + 1 (หรือคลิกขวาและเลือก “Format Cells”) 
  3. ในหน้าต่าง Format Cells ไปที่แท็บ “Number” 
  4. เลือก Currency หรือ Accounting จากรายการ 
  5. ปรับจำนวนทศนิยม สัญลักษณ์สกุลเงิน และรูปแบบค่าลบตามต้องการ 
  6. คลิก OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า 

วิธีนี้ช่วยให้สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ เช่น การเปลี่ยนสัญลักษณ์สกุลเงิน หรือกำหนดรูปแบบค่าลบที่ต้องการ 

ทำไมการเลือกใช้รูปแบบตัวเลขใน Excel ถึงสำคัญ? 

การเลือก รูปแบบตัวเลขใน Excel ที่ถูกต้องไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของความสวยงาม แต่ยังช่วยให้ข้อมูลมีความแม่นยำและใช้งานได้ง่ายขึ้น 

  • ข้อมูลชัดเจนขึ้น – ตัวเลขสามารถแสดงค่าได้อย่างถูกต้องและชัดเจน 
  • ดูเป็นมืออาชีพ – รายงานทางการเงินดูเรียบร้อยและได้มาตรฐาน 
  • ลดข้อผิดพลาด – ป้องกันความเข้าใจผิดในการตีความค่าตัวเลข 
  • อ่านง่ายขึ้น – ข้อมูลทางการเงินสามารถตรวจสอบและนำไปใช้ได้สะดวกขึ้น 

เมื่อเข้าใจความแตกต่างระหว่างรูปแบบ Currency และ Accounting ผู้ใช้สามารถตั้งค่าให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของงานได้ง่ายขึ้น 

สรุป 

ทั้ง รูปแบบสกุลเงิน (Currency) และ รูปแบบบัญชี (Accounting) มีบทบาทสำคัญในการจัดการข้อมูลทางการเงิน 

  • Currency Format เหมาะสำหรับการแสดงราคาสินค้า รายรับ รายจ่าย และธุรกรรมทั่วไป 
  • Accounting Format เหมาะสำหรับเอกสารทางบัญชี เช่น งบดุลและรายงานการเงิน ที่ต้องการรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน 

การเลือก รูปแบบตัวเลขใน Excel อย่างเหมาะสมช่วยเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล ทำให้ไฟล์ Excel อ่านง่ายและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะทำงานเกี่ยวกับงบการเงิน การบริหารธุรกิจ หรือการคำนวณส่วนตัว การใช้รูปแบบตัวเลขที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

สรุปสั้นๆ: หากต้องการความยืดหยุ่นในการตั้งค่ารูปแบบเงินตรา ให้ใช้ Currency แต่ถ้าต้องการความเรียบร้อยในรายงานทางบัญชี ให้เลือก Accounting 

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและการใช้งาน Excel สามารถเยี่ยมชม Microsoft 365 Excel เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมและสมัครใช้งานได้ทันที

Related Articles

Scroll to Top