วิธีการปกป้อง Protect Word Documents ด้วยรหัสผ่านและการจำกัดการแก้ไข

การปกป้องเอกสาร Word ของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่สำคัญจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต ไม่ว่าคุณจะต้องการแชร์ไฟล์ธุรกิจที่สำคัญ เอกสารส่วนบุคคล หรือสัญญา การทำให้เอกสาร Word ของคุณปลอดภัยจากการถูกแก้ไขเป็นเรื่องสำคัญ ในบทความนี้เราจะสำรวจวิธีการ Protect Word Documents โดยการใช้รหัสผ่านและข้อจำกัดในการแก้ไข ซึ่งสามารถช่วยป้องกันการเข้าถึงและการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาต

ทำไมคุณควรปกป้องเอกสาร Word?

เมื่อคุณสร้างและแชร์เอกสาร Word มักมีความเสี่ยงที่บางคนอาจเข้าถึง แก้ไข หรือใช้ข้อมูลของคุณในทางที่ผิด ด้วยการใช้รหัสผ่านและข้อจำกัดในการแก้ไข คุณสามารถควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณและสามารถทำอะไรได้บ้าง นี่เป็นเรื่องสำคัญเมื่อคุณต้องจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น บันทึกทางการเงิน เอกสารทางกฎหมาย หรือการสื่อสารส่วนตัว

ด้วยความถี่ที่เพิ่มขึ้นของภัยคุกคามทางไซเบอร์ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจเครื่องมือที่ Word มีเพื่อ Protect Word Documents คุณสมบัติเหล่านี้ง่ายต่อการใช้งานและให้ความปลอดภัยในระดับสูง ซึ่งทำให้เอกสารของคุณปลอดภัยจากการถูกแก้ไขหรือการละเมิด

ขั้นตอนที่ 1: การเพิ่มรหัสผ่านเพื่อปกป้องเอกสาร Word

วิธีที่ง่ายที่สุดในการ Protect Word Documents คือการตั้งรหัสผ่าน นี่จะป้องกันไม่ให้ใครสามารถเปิดเอกสารได้โดยไม่ป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้อง ต่อไปนี้คือวิธีการเพิ่มรหัสผ่านให้กับเอกสาร Word:

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณ: เริ่มต้นโดยการเปิดเอกสารที่คุณต้องการปกป้องใน Microsoft Word
   

2. ไปที่แท็บ “ไฟล์”: คลิกที่แท็บ “ไฟล์” ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ
   

3. เลือก “ข้อมูล”: ในเมนู “ข้อมูล” คลิกที่ “Protect Document”
   
   

4. เลือก “เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน”: จะมีหน้าต่างป๊อปอัพปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณตั้งรหัสผ่าน โปรดมั่นใจว่าเลือกใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่งและไม่สามารถคาดเดาได้ง่าย
   

5. ป้อนและยืนยันรหัสผ่านของคุณ: พิมพ์รหัสผ่านในช่อง “รหัสผ่าน” จากนั้นพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน คลิก “ตกลง”
   

เมื่อตั้งรหัสผ่านแล้ว ใครก็ตามที่พยายามเปิดเอกสารจะต้องป้อนรหัสผ่าน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงไฟล์ Word ของคุณได้

ขั้นตอนที่ 2: การจำกัดสิทธิ์การแก้ไข

นอกจากการปกป้องเอกสารด้วยรหัสผ่านแล้ว คุณยังสามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารได้ นี่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแชร์เอกสารเพื่อให้ดูเท่านั้น หรือเมื่อคุณต้องการรักษาความสมบูรณ์ของเนื้อหา นี่คือวิธีการจำกัดการแก้ไขใน Word:

1. เปิดเอกสาร Word ของคุณ: เปิดเอกสารที่คุณต้องการปกป้อง

2. ไปที่แท็บ “การตรวจสอบ”: คลิกที่แท็บ “การตรวจสอบ” ในเมนูด้านบน

3. เลือก “จำกัดการแก้ไข”: ในส่วน “การป้องกัน” คลิกที่ “จำกัดการแก้ไข”

4. เปิดการจำกัดการแก้ไข: ในแผงการจำกัดการแก้ไข ให้ติ๊กถูกที่ช่องที่เขียนว่า “อนุญาตให้แก้ไขประเภทนี้ในเอกสารเท่านั้น” คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกเช่น “ไม่เปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว)” หรืออนุญาตให้แก้ไขเฉพาะบางประเภทเท่านั้น

5. ตั้งข้อยกเว้น: หากคุณต้องการอนุญาตให้บุคคลเฉพาะสามารถแก้ไขบางส่วนของเอกสารได้ คุณสามารถตั้งข้อยกเว้นโดยเลือก “ผู้ใช้เพิ่มเติม” และกำหนดผู้ที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้

6. ตั้งรหัสผ่านสำหรับการแก้ไข: เพื่อเสร็จสิ้นการจำกัดการแก้ไข คลิกที่ “ใช่, เริ่มการบังคับใช้การป้องกัน” จากนั้นคุณจะถูกขอให้ตั้งรหัสผ่านสำหรับการแก้ไข ซึ่งจะรับรองว่าเฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้

เมื่อคุณตั้งค่าการจำกัดการแก้ไขแล้ว เฉพาะผู้ที่มีรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ ส่วนผู้อื่นสามารถดูเอกสารหรือทำการเปลี่ยนแปลงที่จำกัดตามข้อจำกัดที่คุณตั้งไว้

ขั้นตอนที่ 3: การปกป้องเอกสาร Word ด้วยลายเซ็นดิจิทัล

อีกวิธีหนึ่งในการ Protect Word Documents คือการใช้ลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นดิจิทัลเพิ่มชั้นความปลอดภัยและความถูกต้องโดยการยืนยันตัวตนของผู้เขียนเอกสาร วิธีนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับเอกสารธุรกิจและกฎหมาย นี่คือวิธีการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลในเอกสารของคุณ:

1. ไปที่แท็บ “แทรก”: เปิดเอกสาร Word ของคุณและคลิกที่แท็บ “แทรก” ในริบบอน

2. คลิก “แถวลายเซ็น”: ในส่วน “ข้อความ” คลิกที่ “แถวลายเซ็น” เพื่อแทรกแถวลายเซ็นลงในเอกสารของคุณ

3. กรอกรายละเอียด: จะมีกล่องข้อความปรากฏขึ้น ให้กรอกรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ชื่อของผู้ลงลายเซ็น ตำแหน่ง และคำแนะนำ

4. ลงลายเซ็นในเอกสาร: หลังจากแทรกแถวลายเซ็นแล้ว คลิกขวาที่แถวลายเซ็นและเลือก “ลงชื่อ” คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลของคุณโดยใช้แผ่นลายเซ็นหรือพิมพ์ชื่อของคุณ

ลายเซ็นดิจิทัลไม่เพียงแต่พิสูจน์ความถูกต้องของเอกสาร แต่ยังรับรองว่าเอกสารไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากลงชื่อแล้ว

ขั้นตอนที่ 4: การป้องกันการคัดลอกและการพิมพ์

หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตคัดลอก พิมพ์ หรือแก้ไขเอกสารของคุณ Microsoft Word ยังอนุญาตให้คุณจำกัดการกระทำเหล่านี้ได้ นี่คือวิธีการ:

1. เปิดเอกสารของคุณ: เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการปกป้อง

2. ไปที่แท็บ “ไฟล์”: คลิกที่แท็บ “ไฟล์” และเลือก “บันทึกเป็น”

3. เลือก “ตัวเลือกเพิ่มเติม”: ในกล่องโต้ตอบ “บันทึกเป็น” คลิกที่ “เครื่องมือ” และเลือก “ตัวเลือกทั่วไป”

4. เปิดใช้งาน “รหัสผ่านสำหรับการแก้ไข”: คุณสามารถตั้งรหัสผ่านที่ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขหรือบันทึกการเปลี่ยนแปลง ใต้เมนู “ตัวเลือกทั่วไป” ให้ติ๊ก “รหัสผ่านสำหรับการแก้ไขเอกสาร” เพื่อจำกัดการแก้ไข

5. ตั้งค่าสิทธิ์ “อ่านอย่างเดียว”: นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งเอกสารให้เป็น “อ่านอย่างเดียว” ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้คัดลอก แก้ไข หรือพิมพ์เนื้อหาตามที่ไม่มีสิทธิ์

โดยการตั้งค่าข้อจำกัดเหล่านี้ คุณสามารถรับรองได้ว่าเอกสารของคุณจะคงความสมบูรณ์ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือคัดลอกที่ไม่ได้รับอนุญาต

ขั้นตอนที่ 5: การใช้คุณสมบัติเอกสารและลายน้ำ

อีกหนึ่งมาตรการความปลอดภัยที่คุณสามารถใช้ในการ Protect Word Documents คือการเพิ่มคุณสมบัติเอกสารและลายน้ำ ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยในการระบุและสร้างแบรนด์ให้กับเอกสารของคุณ ทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นเจ้าของและใครมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารนี้

1. เพิ่มลายน้ำ: ไปที่แท็บ “ออกแบบ” และคลิกที่ “ลายน้ำ” คุณสามารถเพิ่มลายน้ำข้อความที่กำหนดเอง เช่น “ลับ” หรือ “ร่าง” ในเอกสารของคุณ

2. เพิ่มคุณสมบัติเอกสาร: ในแท็บ “ไฟล์” คลิกที่ “คุณสมบัติ” และเลือก “คุณสมบัติขั้นสูง” ที่นี่คุณสามารถเพิ่มชื่อเอกสาร ผู้เขียน และคำสำคัญ

การเพิ่มองค์ประกอบเหล่านี้จะช่วยเสริมสร้างความลับและความเป็นเจ้าของเอกสาร Word ของคุณ

ขั้นตอนที่ 6: การอัปเดตรหัสผ่านและข้อจำกัดการแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ

การอัปเดตรหัสผ่านและข้อจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word เป็นสิ่งสำคัญ หากคุณได้แชร์เอกสารกับหลายคนตลอดระยะเวลา รหัสผ่านเดิมอาจไม่ปลอดภัยอีกต่อไป การอัปเดตรหัสผ่านและข้อจำกัดอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้เอกสารของคุณยังคงได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

สรุป: การปกป้องเอกสาร Word เป็นสิ่งสำคัญ

การปกป้องเอกสาร Word เป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณ โดยการใช้รหัสผ่าน การจำกัดการแก้ไข ลายเซ็นดิจิทัล และคุณสมบัติเอกสารผสมผสานกัน คุณสามารถรับรองได้ว่าไฟล์ของคุณจะได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงและการดัดแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาต อย่าลืมที่จะอัปเดตรหัสผ่านและข้อจำกัดเพื่อรักษาระดับความปลอดภัยสูงสุด

ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้ คุณสามารถ Protect Word Documents ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรับรองได้ว่าข้อมูลที่เป็นความลับของคุณจะปลอดภัยจากผู้ใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการตั้งรหัสผ่านเพื่อปกป้องเอกสาร Word คุณสามารถเยี่ยมชมหน้าเว็บสนับสนุนอย่างเป็นทางการของ Microsoft เกี่ยวกับการปกป้องด้วยรหัสผ่านที่ ลิงก์นี้.

บทความอื่นๆ

• How to create interactive reports with drill-through and tooltips.
• How to Check Deadlines in Excel Without Scanning Dates
• How to Create and Use Tasks in Microsoft Outlook
• How to Create Budgets in Excel for your business
• Set Up Azure Active Directory for Your Organization
• แก้ไขข้อผิดพลาดใน Word: ขั้นตอนง่ายๆ ในการแก้ไขข้อผิดพลาด