SharePoint: แอป Microsoft 365 สำหรับการจัดการเนื้อหา

ไมโครซอฟท์ SharePoint เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันผ่านเว็บที่ใช้สำหรับการจัดการเนื้อหา การแชร์เอกสาร และการสื่อสารภายในองค์กร ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft 365 ที่ช่วยให้องค์กรและธุรกิจมีศูนย์กลางในการจัดการและแชร์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แพลตฟอร์มนี้ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน ปรับปรุงกระบวนการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ โดยช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเว็บไซต์ (ที่เรียกว่า “ไซต์”) เพื่อจัดระเบียบและแบ่งปันข้อมูล รองรับทั้งการทำงานร่วมกันภายใน (ในองค์กร) และการทำงานร่วมกับบุคคลภายนอก (กับลูกค้าหรือคู่ค้า) จุดประสงค์หลักคือการรวมศูนย์เอกสาร จัดการไฟล์ให้ง่ายขึ้น และมอบแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานเอกสารแบบเรียลไทม์

คุณสมบัติหลักประกอบด้วยห้องสมุดเอกสารสำหรับจัดเก็บไฟล์ ไซต์สำหรับการทำงานร่วมกันของทีม การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง และการผสานรวมกับเครื่องมือ Microsoft อื่น ๆ เช่น Teams, OneDrive และ Outlook ความยืดหยุ่นของ SharePoint ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างโซลูชันที่ปรับแต่งได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเนื้อหา การบริหารโครงการ หรือการสื่อสารในทีม

โซลูชันนี้ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่ครอบคลุม ทำให้เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับการจัดการข้อมูลที่สำคัญและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในอุตสาหกรรม ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ SharePoint มีโซลูชันที่สามารถปรับขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจ

วิธีการใช้งาน SharePoint

การใช้งานแพลตฟอร์มนี้อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องเข้าใจองค์ประกอบต่าง ๆ และวิธีการทำงานร่วมกันของฟีเจอร์เหล่านี้ คู่มือนี้จะแนะนำขั้นตอนพื้นฐานในการเริ่มต้น:

(ส่วนที่เหลือของเนื้อหาจะเป็นภาษาไทยและจะถูกแปลอย่างครบถ้วน โดยยังคงความหมายและรูปแบบต้นฉบับไว้อย่างถูกต้องที่สุด)

วิธีการตั้งค่าและใช้งานพื้นที่การทำงานร่วมกัน

1. การตั้งค่าพื้นที่การทำงานร่วมกัน (Collaboration Site)

สร้างไซต์

เริ่มต้นด้วยการสร้างฮับสำหรับทีมในการทำงานร่วมกันและจัดเก็บเอกสาร คุณสามารถเลือกใช้ Team Sites สำหรับการทำงานร่วมกันภายในทีม หรือ Communication Sites เพื่อแชร์ข้อมูลกับกลุ่มผู้ใช้ที่กว้างขึ้น

เลือกแม่แบบ

เลือกแม่แบบที่มีอยู่แล้ว เช่น ไซต์ที่มีฟังก์ชันห้องสมุดเอกสาร รายการงาน หรือปฏิทิน ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณ

ปรับแต่งไซต์

เพิ่มฟีเจอร์ต่าง ๆ เช่น แกลเลอรีภาพ รายการงาน หรือปฏิทิน เพื่อทำให้ฮับการทำงานเหมาะสมกับลักษณะงานและเวิร์กโฟลว์ของคุณ

2. ห้องสมุดเอกสาร (Document Libraries)

อัปโหลดเอกสาร

ลากและวางไฟล์ หรือใช้ปุ่มอัปโหลดเพื่อเพิ่มเอกสารเข้าไปในพื้นที่จัดเก็บส่วนกลาง

การควบคุมเวอร์ชัน

บันทึกประวัติการแก้ไขเอกสาร เพื่อให้สามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้ง่าย

การจัดหมวดหมู่และแท็ก

เพิ่มเมตาดาต้าและแท็กให้กับไฟล์ เพื่อการจัดหมวดหมู่และค้นหาที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

3. คุณสมบัติสำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration Features)

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ทำงานในเอกสารเดียวกันพร้อมกันกับเพื่อนร่วมทีม โดยใช้เครื่องมืออย่าง Microsoft Word หรือ Excel

ความคิดเห็นและการอ้างถึง (Mentions)

แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสาร หรือใช้ @mentions เพื่อแจ้งเตือนสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดต

รายการงานและปฏิทิน

ติดตามไทม์ไลน์ของโครงการ หรือกำหนดและตรวจสอบสถานะของงานที่มอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. การจัดการสิทธิ์ (Managing Permissions)

ตั้งค่าสิทธิ์

ควบคุมระดับการเข้าถึงของผู้ใช้ เช่น การดู การแก้ไข หรือการจัดการเนื้อหา

การแชร์ข้อมูลกับบุคคลภายนอก

แชร์ข้อมูลกับลูกค้าหรือพันธมิตรได้อย่างปลอดภัย โดยที่ผู้ดูแลระบบยังสามารถควบคุมการเข้าถึงได้

5. การทำกระบวนการอัตโนมัติ (Automating Processes)

เวิร์กโฟลว์ผ่าน Power Automate

สร้างการทำงานอัตโนมัติ เช่น การอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือนงาน หรือการมอบหมายงาน เพื่อเพิ่มความสะดวกในกระบวนการที่ซ้ำซาก

6. การจัดระเบียบข้อมูล (Organizing Information)

ฟังก์ชันการค้นหา

ค้นหาไฟล์และข้อมูลได้อย่างรวดเร็วผ่านเมตาดาต้าและคีย์เวิร์ด

การจัดหมวดหมู่ด้วยโฟลเดอร์

แบ่งเนื้อหาตามแผนก โครงการ หรือทีม เพื่อการนำทางที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ

คุณสมบัติเด่นของแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันใน Microsoft 365

การจัดการเอกสาร

ช่วยให้การจัดเก็บ การจัดระเบียบ และการแชร์ไฟล์ง่ายขึ้นด้วยห้องสมุดที่รวมศูนย์

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมด้วยฟีเจอร์ เช่น การแก้ไขเอกสารพร้อมกันและการจัดการเวิร์กโฟลว์

การปรับแต่ง : สร้างไซต์อินทราเน็ตที่ปรับให้เหมาะสมหรือแดชบอร์ดเฉพาะสำหรับโครงการ

การผสานรวมกับเครื่องมือใน Microsoft 365 : ทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อกับ Teams, OneDrive และ Outlook

ฟีเจอร์ความปลอดภัย : มีการเข้ารหัสขั้นสูง เครื่องมือสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการควบคุมการเข้าถึงเพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญ

การปรับปรุงด้วย AI : เครื่องมืออย่าง Copilot ช่วยสร้างและแนะนำการจัดวางเนื้อหา

การเข้าถึงผ่านมือถือ : แอปที่ออกแบบมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับทีมที่ทำงานระยะไกล

ประโยชน์สำหรับธุรกิจ

การทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น : ช่วยให้การสื่อสารและการแชร์เอกสารราบรื่นขึ้น

การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ : ลดความซ้ำซ้อนและช่วยให้การจัดระเบียบเอกสารดีขึ้น

ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย : ทำให้กระบวนการซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติและลดความซับซ้อนของการทำงาน

ความสามารถในการขยายตัว : รองรับการเติบโตขององค์กร

อนาคตของแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันใน Microsoft 365

อนาคตของแพลตฟอร์มนี้ดูสดใส ด้วยความก้าวหน้าด้าน AI ที่รวมเข้ามา เช่น เครื่องมือ Copilot ซึ่งทำให้การสร้างเนื้อหาและการปรับแต่งง่ายขึ้น นอกจากนี้ การผสานรวมกับแอป Microsoft 365 อื่น ๆ ยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับการทำงาน

องค์กรที่นำเทคโนโลยีนี้มาใช้จะได้รับข้อได้เปรียบในการแข่งขันผ่านประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

การใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่สร้างสรรค์และร่วมมือกันได้มากขึ้นในองค์กร

เรียนรู้รายละเอียดเพิ่มเติมในชุมชน Microsoft

ลองเลยตอนนี้